Sieben simple E-Mail-Tricks, die euer Leben leichter machen

Als Ray Tomlinson 1971 den ersten elektronischen Brief verschickte, hatte der US-amerikanische Informatiker keine Ahnung, welchen Siegeszug diese neue Art der Kommunikation hinlegen würde – und wie tief ihr Sturz in der Gunst der Menschen sein könnte. Die erste E-Mail, die Deutschland erreichte, landete am 3. August 1984 beim Wirtschaftsingenieur Michael Rotert; fast einen Tag hatte es gedauert, bis sie den Weg von der Absenderin bis zu rotert@germany fand.

Heute wird fast jeder von uns täglich mit zig E-Mails bombardiert. Die wenigsten davon sind wichtig, die meisten nerven. Menschen, die uns am Herzen liegen, schreiben uns längst auf WhatsApp oder Instagram. Neuigkeiten aus dem E-Mail-Postfach lösen eher selten Freude aus: Die Bahn kommt zu spät, euer Paket wurde nicht zugestellt, eure Job-Bewerbung wurde abgelehnt, die Datenschutzerklärungen wurden erneuert – toll. Danke für die Info.

Doch es gibt eine gute Nachricht: Mit ein paar einfachen Tricks macht E-Mail wieder Spaß. Mit ein paar Handgriffen wirst du unerwünschte E-Mails dauerhaft los, vermeidest endlose E-Mail-Diskussionen – und bringst deinem Postfach bei, sich von alleine aufzuräumen.

Seit Tagen diskutieren deine Vereinskolleginnen per Rundmail über eine Party, zu der du ohnehin nicht kommen möchtest. Dazwischen geistern Mails von Papa (Betreff: "Warum meldest du dich nicht?") und Geschwistern (Betreff: "Geburtstagsgeschenk") herum. Du merkst: Dein Umfeld hat noch nicht verstanden, dass E-Mails als Ersatz für Briefe erfunden wurden, nicht für Gespräche zwischen Kollegen, Familie und Freundinnen.

Die beste Lösung: Locke diese Menschen auf Kanälen, die dafür gedacht sind. Papa soll anrufen oder auf WhatsApp schreiben. Die Kollegen können endlich auf Slack oder andere Team-Tools ausweichen. Der nächste große Urlaub mit dem Freundeskreis: Perfekt geplant in Projektmanagement-Tools wie Trello. Vielleicht kostet dich das einiges an Überzeugungskunst, aber es lohnt sich.

Es gibt immer noch Leute, die bei Rundmails auf "Alle antworten" drücken und Dutzenden oder gar Hunderten Kontakten eine unnötige E-Mail schicken. Der Gipfel ist erreicht, wenn sich jemand aus der Gruppe darüber beschwert – mit noch einer Rundmail. Zum Glück gibt es einen Ausweg: Du kannst nämlich schon beim Schreiben einer Rundmail von Anfang an verhindern, dass die Empfänger überhaupt auf "Alle antworten" drücken können. Und zwar mit Bcc.

Bcc steht für Blind Carbon Copy, in deutschsprachigen Mail-Programmen heißt es oft Blindkopie. Es ist eine E-Mail-Empfänger-Zeile, die nur du lesen kannst. Das heißt, du kannst zum Beispiel Theresa, Sandra, Sebastian und Max eine E-Mail schreiben – aber die vier sehen jeweils nicht, wer außer ihnen die Nachricht noch erhalten hat. Wenn jemand auf "Antworten" drückt, geht die Antworten nur direkt an dich. Das schafft Ruhe in der Gruppe. Und wenn sich die anderen austauschen möchten, können sie ja Slack oder Trello benutzen.

Es interessiert dich nicht, wie viele Facebook-Benachrichtigungen du heute hattest und ob jemand dein LinkedIn-Profil besucht hat? Du willst dir auch nicht die neusten Angebote eines Online-Shops anschauen, in dem du irgendwann einmal eingekauft hast? Häufig fühlen sich Nachrichten aus sozialen Netzwerken und Shops an wie Spam. Natürlich könntest du dir auch viele dieser Benachrichtigungen ersparen, indem du sie beim Anbieter in den Einstellungsmenüs abschaltest – aber allein das kostet Nerven.

Die einfachere Lösung: Lege dir ein zweites E-Mail-Konto an, das du ausschließlich für Anmeldungen bei Seiten benutzt, von denen du keine Benachrichtigungen erhalten möchtest. Im besten Fall musst du die E-Mails in diesem Zweit-Account nur checken, falls du mal dein Passwort vergisst und einen Account wiederherstellen möchtest.

Du bist in die Spam-Falle getappt. Trotz aller Vorsicht bekommst du ständig E-Mails. Zum Beispiel von von einem Sportgeschäft (dabei hast du nur einmal dort Laufschuhe gekauft…), einem Verlag (du wolltest doch nur am Gewinnspiel teilnehmen) oder einem Blumenversand (weil du vor drei Jahren mal deine Mutter überraschen wolltest). Bei allen Anbietern gibt es einen "Unsubscribe"-Button, aber er funktioniert einfach nicht.

Doch du kannst dich wehren: Wie bei Werbung, die dir per Post geschickt wird, hast du auch bei E-Mail-Werbung ein Werbewiderspruchsrecht. Nutze es. Zum Beispiel mit dem Text aus dieser Vorlage des Landesamts für Datenaufsicht Bayern: Einfach copypasten, deine aktuellen Daten einfügen und abschicken.

Leider funktioniert das nur bei Unternehmen, die sich an Gesetze halten möchten. Bei dubiosen Spam-E-Mails von nigerianische Prinzen und Viagra-Verkäufern bringt auch ein Werbewiderspruch nichts. Diese E-Mails kannst du ignorieren oder auf die Blockieren-Liste setzen. Wenn dir das zu wenig ist, kannst du dich über rechtswidrigen Spam bei der Internet-Beschwerdestelle beschweren, die unter anderem von der Europäischen Union finanziert wird. Dort prüfen Experten die Spam-E-Mails und setzen sich gegebenenfalls dafür ein, dass die Verantwortlichen solche Nachrichten künftig nicht mehr verschicken.

Spam, insbesondere Phishing kannst du auch bei den Online-Wachen der Polizei anzeigen – vor allem, wenn du auf eine Phishing-Nachricht reingefallen bist. Das BKA erklärt dazu auf seiner Website: "Um Straftaten im Internet wirksam bekämpfen zu können, müssen die Sicherheitsbehörden über ein klares und aktuelles Bild der Lage verfügen." Inzwischen lassen sich solche Strafanzeigen sogar online erstellen – natürlich per E-Mail.

Ob Nacktfotos, Röntgenbilder, Passwörter oder heimliche Geständnisse: All das ist nicht für E-Mails geeignet. Geheimnisse haben dort nichts verloren. Nicht nur, weil Menschen mit Zugang zu deinem Laptop oder E-Mail-Passwort dein Postfach durchforsten könnten – sondern auch weil E-Mails generell ein Sicherheitsrisiko sind. Denn standardmäßig sind E-Mails nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Eine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung lässt sich zum Beispiel via PGP einrichten. Wenn dein Freundeskreis aber nicht zufällig aus Krypto-Fans, Informatikerinnen und investigativen Journalisten besteht, wirst du in deinem Umfeld wohl der einzige sein, der PGP verwendet. Für die Einrichtung von PGP braucht man nämlich etwas Geduld. Zum Glück bieten inzwischen verbreitete Messenger wie WhatsApp, Signal oder Threema Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an.

Dein Postfach ist inzwischen aufgeräumter denn je: Mit Kolleginnen und Freunden plauderst du woanders. Werbung und Spam sind auf ein Minimum reduziert. Was jetzt noch fehlt wäre, dass du wirklich nur noch ganz wichtige E-Mails ganz oben im Postfach siehst – und weniger wichtige Nachrichten automatisch in eine Ablage wandern. Mit Regeln und Filtern klappt auch das.

Du möchtest die lieben, langen E-Mails deiner Großeltern in Ruhe am Wochenende lesen? Und die Updates über neu verfügbare Netflix-Serien durchforstet du nur alle paar Monate? Dann kannst du solche E-Mails automatisch in eigens eingerichtete Unterordner fließen lassen. Das macht deine Inbox ordentlicher – und du musst dich tagsüber nicht mit Dingen befassen, für die du sowieso erst später Zeit hast.

Der Klickweg zu solchen Regeln und Filtern ist bei jedem E-Mail-Programm etwas anders, aber das Grundprinzip ist gleich: Zuerst gibst du an, wie die Software eine zu sortierende E-Mail überhaupt erkennen soll. Zum Beispiel: Weil der Absender "Oma" heißt. Dann gibst du an, was die Software mit der erkannten E-Mail machen soll. Zum Beispiel in den Ordner: "Am Wochenende lesen" verschieben.

Bei Gmail erstellst du Filter unter Einstellungen > Filter und blockierte Adressen > Neuen Filter erstellen. Bei Apple Mail ist der Klickweg Mail > Einstellungen > Regeln > Regel hinzufügen; bei Thunderbird Drei-Striche-Symbol > Filter > Neu.

Boomerang macht dir den Kopf frei, zumindest für einen kurzen Moment. Die praktische Erweiterung gibt es in dieser Form leider nur für Gmail. Du bekommst eine wichtige Mail, weißt aber sofort, dass du sie erst in einer Woche beantworten kannst? Stelle mit Boomerang Uhrzeit und einen Tag ein, und die Mail wird dir dann nochmal geschickt. Bis dahin ist sie aus deiner Inbox verschwunden.

Du willst einfach mal ein paar Stunden lang keine E-Mails bekommen, musst aber im Postfach arbeiten? Richte dir mit Boomerang eine Pause ein, in der dich niemand per E-Mail erreichen kann. Beendest du die Pause, werden dir alle E-Mails aus diesem Zeitraum sofort zugestellt. Boomerang hilft dir auch, wenn du zwar nachts arbeitest, aber deine Kontakte nicht nachts mit E-Mails stören willst. Mit der Erweiterung kannst du eine Uhrzeit einstellen, zu der die Mail automatisch verschickt wird.

Wer auf Gmail verzichten möchte, um Google nicht noch mehr Daten zu liefern, hat Alternativen. Auch andere E-Mail-Dienste bieten ähnliche Optionen an. Bei web.de können Club-Mitglieder zeitversetzt E-Mails versenden; das kostet allerdings 5 Euro im Monat. Für GMX-Kunden ist zeitversetzter E-Mail-Versand laut Support-Website kostenlos.

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